Information

Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung zum Ablauf und zur Datensicherheit beim Versenden einer E-Mail

Übertragungssicherheit

Wenn Sie eine E-Mail versenden, dann achten Sie darauf, dass der Versand über ein gesichertes Protokoll (https: / SSL / TLS) erfolgt. In diesem Fall ist der Transportweg zum Mailserver im Internet verschlüsselt und Ende-zu-Ende gesichert.

Nach dem Eintreffen beim Mailserver Ihres Providers liegt die Nachricht wieder unverschlüsselt vor und wird nun erneut verschlüsselt, um sie zum Provider des Adressaten zu übertragen, wo sie mindestens bis zur Abholung durch den Adressaten unverschlüsselt gelagert wird.

Normalerweise bleiben die Nachrichten auch nach dem Abholen durch den Adressaten bei den Providern wenigstens kurzzeitig gespeichert, verwendet der Adressat das IMAP- Verfahren, dann verbleiben sie eher dauerhaft auf den Servern des Providers. Das ist eine Forderung des Protokolls und dient auch Nachweispflichten.

Verwenden Sie einen Webmailer oder das IMAP- Protokoll zum Versenden von Nachrichten, dann verbleibt die gesendete Nachricht im Ordner für gesendete Nachrichten Ihres Providers.

Behandlung empfangener Nachrichten

Wir verwenden i.d.R. POP3 zum Abholen der an uns adressierten Nachrichten und haben das Zugriffsprotokoll POP3 derart konfiguriert, dass die von uns abgeholten Nachrichten von den Servern unseres Providers gelöscht werden. Wir holen die Nachrichten über eine SSL- gesicherte Datenverbindung in verschlüsselter Form vom Provider ab.

Anschließend werden die empfangenen E-Mails in einer lokalen Datenbank des Empfangsrechners im Posteingang gespeichert und ggf. bestimmten Vorgängen zugeordnet. Diese Datenbank verfügt über einen Zugriffsschutz.

Die meisten der Vorgänge enthalten Jahrgangsordner, so dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die entsprechenden Jahrgänge gelöscht werden

Behandlung empfangener E-Mail- Adressen

Das verwendete Mailprogramm speichert Mailadressen der Kontakte automatisch separat und unabhängig von den E-Mails ab, um Antworten zu erleichtern und ggf. zu einem Adressaten/Absender gehörende Konversationen darstellen zu können. Hierbei werden die Mailadresse und -sofern Sie diese Angaben übermittelt haben- auch Name, Vorname und Firmenkennung gespeichert.

Mailadressen, die nicht bereits im Adressbuch gespeichert wurden, lagert das Mailprogramm in einem separaten Ordner. Bei Bedarf übernehmen wir ggf. neue Kontakte in das Adressbuch, sofern sich aus Ihrer Nachricht eine länger andauernde Kommunikation ergeben wird. Anderenfalls löschen wir den Ordner mit "gesammelten Adressen" von Zeit zu Zeit.

Verwendung von Adressen und E-Mails aus Web- Formularen

Für Anmeldungen zu Veranstaltungen o.ä. bieten wir auf Webseiten ggf. Formulare an, die Ihre Angaben derart strukturiert erfassen und auch partiell auf Vollständigkeit prüfen, so dass wir sie einer teilautomatisierten Weiterverarbeitung zuführen können. Diese Angaben aus den Formularen speichern wir nicht in Web- Datenbanken, sondern erzeugen daraus eine E-Mail, die dann nach o.g. Grundsätzen weiter verarbeitet wird.

I.d.R. sind solche Formulare für Anmeldungen zu bestimmten Events vorbereitet und die daraufhin eingegangenen E-Mails werden in eintsprechende Empfangs- Ordner einsortiert, die dann auch einen Datumsbezug haben. Nach Ende der Aufbewahrungsfrist werden diese Ordner komplett gelöscht.

Die Inhalte dieser E-Mails werden kopiert und in die zur Aufgabe gehörenden Anwendungen übernommen - i.d.R. betrifft das Ihre Anmeldungen zu Wettkämpfen. Diese Anwendungen speichern die Daten event-bezogen und bereiten sie für die Durchführung und Abwicklung des Events auf. Am Ende ergeben sich aus diesen Anmeldedaten auch mit Ergebnissen verknüpfte Auswertungen, die wir in Form eines Ergebnisprotokolls zusammenstellen.

Die dabei entstehenden Datenbank- Inhalte werden in eventbezogenen Datenbanken gespeichert und nach Ende der Aufbewahrungsfrist gelöscht.

Sollten Sie Fragen zu diesem Artikel haben, dann wenden Sie sich an den Webmaster der Website, die hierher verwiesen hat.